Algunos clientes nos contactan porque quieren utilizar la tecnología, los sistemas informáticos, algún software del cual han oído, los apps que corren en tablets y teléfonos celulares, sensores y otros tipos de tecnología sofisticada para ayudar a su negocio o empresa a generar ahorros y a incrementar ventas. Una vez que estudiamos sus casos nos damos cuenta que en varias ocasiones no es necesario implementar algún tipo de tecnología para ayudarlos a mejorar su gestión o para que ganen más dinero. Lo que en realidad necesitan es una revisión y optimización de sus Procesos, Métodos y Estructuras, pues las pérdidas, la ineficiencia, el ocio, la falta de control y los riesgos se originan en éstos.

 

La revisión, optimización, documentación y fiscalización periódica de los Procesos y Métodos garantiza que quede claro cómo se debe realizar cada paso de cada etapa de la cadena de valor. Sin embargo, aún luego de lograr esta claridad en los Procesos y Métodos, siempre van a surgir circunstancias, previstas o imprevistas, que permitirán desviarse del proceso o método establecido. Para que cada paso se realice exactamente de la manera como está descrito en el documento del Procesos y Métodos se deben implementar Controles.

 

Los Controles son verificaciones rápidas y determinantes que se establecen en puntos críticos de los procesos y los métodos. Pueden ser controles manuales o automáticos. Sin importar cuál de los dos mecanismos se utilice, usualmente el resultado del Control es binario: un Sí o un No. Las preguntas de control podrían ser: ¿Se llenó el formato adecuadamente? ¿Se recibió el material conforme? ¿Se emitió la orden de compra? ¿Se recibieron ofertas de 3 o más proveedores para el concurso? ¿Se cerró la compuerta? ¿Se verificó que la compuerta esté cerrada? Como se mencionó, los Controles pueden ser manuales o automáticos, y la aprobación de dichos controles pueden ser en papel o en digital, respectivamente. Solamente cuando todas las aprobaciones de todos los controles sean favorables estaremos seguros que el proceso se ha cumplido adecuadamente.

 

Finalmente, para que el mecanismo completo de los Proceso, Métodos y Controles funcione adecuadamente, deben existir, como requisito previo, Estructuras internas adecuadas de Personas y de Información. Un organigrama y un manual de puestos/cargos y responsabilidades es fundamental para definir, ordena, alinear, y asignar al personal humano a los procesos, a los métodos, y a los controles que le competen. Un sistema de archivamiento de información es indispensable para almacenar de manera segura y para encontrar de manera rápida toda información de la empresa.

 

​​En Consultoría Avanzada nos encargaremos que tus Procesos y Métodos, tus Controles y tus Estructuras de Personas y de Información sean los idóneos, ya sea que los quieras implementar de manera manual, de manera mecanizada, de manera sistematizada, o de manera automatizada.